4.2.3  知识产权手册
4.2.3.1 概述
    知识产权手册是以文件的形式，规定集团公司知识产权管理体系的要求，适用于集团公司知识产权管理体系的运行。
4.2.3.2职责
      a) 知识产权手册由知识产权办公室编制，由集团办公室管理其登记、发放、修订换版以及作废手册的回收；
b) 管理者代表负责知识产权手册的审核和定期评审，由总裁批准后发布。
4.2.3.3控制要点
a) 手册中包括知识产权机构设置、职责和权限的相关文件；
b) 手册中包括知识产权管理体系的程序文件或对程序文件的引用；
c) 手册中包括知识产权管理体系过程之间相互关系的表述。
4.2.3.4  手册管理具体实施执行《知识产权文件控制程序》
4.2.4  外来文件与记录文件
4.2.4.1职责
a) 集团办公室负责知识产权相关外来文件的归口管理，知识产权办公室负责知识产权管理体系运行记录的归口管理，集团办公室编制控制程序，并负责审定和监督管理。
b) 各相关职能部门负责本部门接收的外来文件及产生记录的管理。
4.2.4.2 外来文件的管理
a) 确保公司所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发。
b）对行政决定、司法判决、律师函件等外来文件进行有效管理，确保其来源与取得时间可识别。
c）确保外来文件的完整性，明确保管方式和保管期限。
4.2.4.3 记录的管理
a) 建立、保持和维护记录文件，以证实知识产权管理体系符合本标准要求，并有效运行。
b) 记录应保持清晰,易于识别和检索。
c) 记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置所需的控制方法应予以规定。
d）确保记录文件的完整性，明确保管方式和保管期限。
4.2.4.4 外来文件和记录控制具体实施执行《知识产权外来文件与记录控制程序》。

81 重庆知识产权认证-知识产权手册
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第五章   管理职责

5.1 管理承诺
总裁作为最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，通过以下活动实现知识产权管理体系的有效性：
a) 制定知识产权方针；
b) 制定知识产权目标；
c) 明确知识产权管理职责和权限、权限有效沟通；
d) 确保资源的配备；
e) 组织管理评审。
5.2  知识产权方针
5.2.1  职责
    a) 总裁负责组织制定、批准、发布，并确保知识产权方针的实施；
    b) 各单位负责人组织贯彻实施，保证相关人员能够全面正确理解和执行。
5.2.2  知识产权方针制定要求
    a) 符合相关法律法规和政策的要求；
b) 与企业的经营发展情况相适应；
c) 在企业内部得到有效运行；
d) 在持续适宜性方面得到评审；
e) 形成文件，付诸实施，并予以保持；
f) 得到全体员工的理解。
5.2.3 集团公司知识产权方针见《知识产权管理方针和管理目标发布令》。
5.3 策划
5.3.1 知识产权管理体系策划
集团公司依据GB/T29490-2013标准建立知识产权管理体系。
总裁应确保：
a) 理解相关方的要求，对知识产权管理体系进行策划，满足知识产权方针的要求；
b) 知识产权获取、维护、运用和保护活动得到有效运行和控制；
c) 知识产权管理体系得到持续改进。
知识产权管理体系文件策划见附录一：《知识产权管理体系文件架构表》。
5.3.2 知识产权目标
5.3.2.1总裁针对企业内部有关职能和层次，建立并保持知识产权目标。集团公司知识产权目标及分解目标、指标，详见集团公司发布的年度《知识产权目标、指标及管理方案》。
5.3.2.2集团公司各职能部门应建立相应分解目标和指标，并落实措施和管理方案，以确保集团公司方针、目标的实现。 
5.3.2.3目标的制订要求：
——目标应与知识产权方针保持一致，内容包括对持续改进的承诺。
——知识产权目标应形成文件并且可考核。
——知识产权办公室负责汇总编制集团公司各职能部门的目标和指标草案，各职能部门制定的管理目标，必须结合其岗位职责并将其转化为可以考核的定性/定量目标；
——各下属单位根据集团公司管理目标指标要求，分解落实，并将其转化为可以考核的定性/定量目标，与集团公司管理目标一致，并不得低于集团公司目标；
——集团公司《知识产权目标、指标及管理方案》，经管理者代表审核，总裁批准后，以文件形式发至各部门和各下属单位，进行管理和落实。
5.3.2.4目标的实施、检查
——管理者代表负责组织监督目标的执行情况；
——各职能部门和下属单位分解、细化，保证目标的落实；
——知识产权办公室定期对集团公司各职能部门和下属单位的目标完成情况进行检查；
——每次内审都应对各职能部门和下属单位的管理目标实现情况进行审核，对未实现目标的单位和部门，责令其限期提出纠正和预防措施，并进行整改；
——管理评审时各职能部门和下属单位应向总裁以书面形式汇报管理目标的完成情况，总裁应对目标的完成情况进行评价，必要时对管理目标进行修改。
5.3.2.5目标的评审和修订
——制定的目标每年须进行管理评审，并持续改进；
——如遇法律、法规发生变化或集团公司活动、服务、产品发生显著变化，应及时评审目标；
——发现不能按计划实现的目标与指标时，由各责任单位提出修订申请，由管理者代表组织对目标、指标进行修订，总裁批准后实施；
——知识产权办公室对批准变更的目标应以文件形式发至各单位；
——各有关职能部门和下属单位根据更新的目标和指标进行分解和实施。
5.3.2.6目标指标的考核和奖惩
——知识产权办公室按照经济责任制考核规定，定期对各单位目标指标的完成情况进行检查考核；
——通过检查，对未能实现目标要求的部门和单位，按照经济责任制考核的要求进行奖惩。
5.3.3  法律和其他要求
a) 识别和获取适用的法律和其他要求，并建立获取渠道。
b) 及时更新有关法律和其他要求的信息，并传达给员工。
法律法规与其他要求的管理，具体执行《知识产权法律、法规与其他要求管理程序》。

82 重庆知识产权认证-职责、权限和沟通

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5.4职责、权限和沟通
5.4.1 管理者代表
总裁指定集团公司管理层成员为集团公司知识产权管理体系的管理者代表，协助总裁主管知识产权管理工作，维护和执行本手册的各项要求，其主要职责包括：
a) 确保知识产权管理体系的建立、实施和保持；
b) 向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求；
c) 确保全体员工对知识产权方针和目标的理解；
d) 落实知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源；
e) 确保知识产权外部沟通的有效性。
5.4.1.1知识产权办公室职责和权限
知识产权办公室是公司知识产权事务日常管理机构，职责和权限包括：
a.制定公司的知识产权（专利、商标、著作权、商业秘密等）发展规划；
b.制定公司的知识产权管理制度和工作流程，推动知识产权规划的落实和相关管理制度、工作流程的执行和实施，对公司知识产权获取过程进行记录存档；
c.负责公司知识产权申请/注册、维护和专利权权属的变更；
d.负责专利检索、查新并组织定期提出分析报告，为公司的技术研发方向提供决策参考；
e.建立和保持知识产权管理绩效评价体系，参与监督和考核其他部门；
f.制定公司知识产权的激励办法，对员工知识产权创造进行奖励，对员工造成的知识产权损失，制定处罚办法；
g.对于各部门提交的知识产权信息进行汇总、筛选、分析、变成有用的知识产权信息，反馈给各个部门；
h.负责组织公司的知识产权价值评估；
i.负责公司的知识产权的风险管理；
j.配合人力资源负责部门对员工进行知识产权培训，对新进员工进行知识产权基础培训；
k.负责知识产权体系运行、知识产权获取、维护等费用等年度预算计划的制定。
l.配合其他部门完成有关知识产权调查、分析；
m.在向境外销售产品前，配合外贸部门对销售目的地的知识产权法律、政策及其执行情况进行调查，分析可能涉及的知识产权风险。
n.负责或组织对合同中涉及的知识产权条款进行审查并备案。
5.4.1.2技术部门职责和权限（集团技术安环部、××公司技术科、××公司技术科）
a.负责制定公司技术创新、技术管理等有关制度和流程；
b.负责技术创新方案的审定、实施与监督；
c.协助公司科技成果鉴定、科技成果转化和科技成果的推广；
d.负责组织编制工艺技术标准、岗位操作标准等技术文件；
e.参与知识产权的价值评估；
f.收集技术类相关知识产权信息并反馈给知识产权部。
5.4.1.3 集团办公室
a. 在采购IT设备过程中负责收集采购活动所需设备的知识产权信息
b. 负责对知识产权工作提供计算机软件、硬件的配置；
c. 负责公司档案的管理；
d. 负责公司的知识产权争议处理；
e. 负责公司保密管理工作。
5.4.1.4财务部职责和权限（集团财务、××公司财务、××公司财务）
a.负责知识产权管理、诉讼、评估、培训等以及知识产权体系管理机构运行的费用支持；
b.负责知识产权成本的核算及使用监控工作；
c.负责对知识产权工作提供网络安全保障，并对知识产权管理工具进行维护和监控。
5.4.1.5销售部职责和权限
a.负责对公司产品销售推广前的知识产权信息采集；
b.负责对产品市场销售、市场环境的有关知识产权信息情况进行收集、反馈。
5.4.1.6生产部门职责和权限（××公司生产部门、××公司生产部门）
a.负责及时评估生产过程中涉及的产品及工艺方法的技术改进与创新，明确进行保护的方式；
b.在委托加工等对外协作合同中，明确规定知识产权的权属，许可使用范围、侵权责任承担等；
c.对生产过程中形成的记录中应当保密的按保密程序实施管理并存档。
5.4.1.7采购部职责和权限（原料及设备）
a. 在采购过程中负责收集采购活动所需物料的知识产权信息、权属证明、知识产权权属许可；
b. 对供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料进行保密管理，并在采购合同中明确知识产权权属，许可使用范围、侵权责任承担等知识产权条款。
c. 负责组织对供应商进行知识产权调查与评价。
5.4.1.8外贸处职责和权限
  在向境外销售产品前，负责对销售目的地的知识产权法律法规、政策及其执行情况，以及相关行业诉讼进行调查分析，分析可能涉及的知识产权风险。
5.4.1.9人力资源处职责和权限（集团人力资源处、××公司办公室）
a.根据公司发展需要，提出相应的有关知识产权人力资源发展战略，制定知识产权工作人员岗位职责；
b.负责聘任具备相应能力的工作人员，并对其进行岗位评判；
c.负责公司入职、离职、人事合同、培训、激励工作的管理；
d.负责知识产权培训计划的制定及组织培训。
5.4.2机构
5.4.2.1 总裁应确保集团公司内的职责、权限得到规定，并予以沟通。
5.4.2.2 总裁设立知识产权办公室为知识产权管理机构，并配备专业的专职或兼职工作人员，承担以下职责：
a）制定企业知识产权发展规划；
b）建立知识产权管理绩效评价体系；
c）参与监督和考核其他相关管理机构；
d）负责企业知识产权的日常管理工作。
5.4.2.3 对各职能部门及重要管理岗位制订《部门、岗位责任制》文件，明确他们担负的责任，并赋予他们相应的权力，使他们能按照规定行使他们的职权，进行指挥和协调。各职能部门及相关人员按集团公司《部门、岗位责任制》相关规定执行。
5.4.3 内部沟通
a) 建立和保持《信息交流、协商与沟通控制程序》，规定信息交流的内容、形式和职责，以确保沟通渠道畅通、信息的接收和处理及时有效。
b) 集团内部通过文件、报告、培训、会议、口头交流、电子网络、布告等方式，确保员工及时了解知识产权管理方面的信息，积极主动地参与集团各项事务的管理。员工对知识产权方面的问题可通过合理化建议、信访、面谈的形式向人力资源处或主管领导反映。
c) 集团公司和各单位在组织进行下列活动时，应由其产生的部门传达到相关部门和人员。信息包括：
——知识产权方针、目标和指标、知识产权管理涉及的法律、法规的宣传教育；
——知识产权管理检查结果和处置决定；
——与知识产权管理有关的其他重要信息；

83 重庆知识产权认证-管理评审
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5.5 管理评审
总裁定期组织评审知识产权管理体系的适宜性和有效性。
a)管理评审由总裁组织实施，一般采用总裁主持的会议评审方式，但也可采用其他方式，评审内审包括评价改进的机会和管理体系变更的需求，以及方针、目标变更的需求。
b) 管理评审每年至少一次，间隔时间不超过12个月。
5.5.1评审输入
知识产权办公室制定《管理评审计划》，协助做好管理评审前的准备工作，以提供评审所需要的所有输入。管理评审输入应包括：
a) 知识产权方针、目标；
b) 企业经营目标、策略及新产品、新业务规划；
c) 企业知识产权基本情况及风险评估信息；
d) 技术、标准发展趋势；
e) 前期审核结果。
5.5.2　评审输出
评审输出应包括：
a) 知识产权方针、目标改进建议；
b) 知识产权管理程序改进建议；
c) 资源需求。
5.5.3管理评审中确定的决定和措施，由管理者代表负责落实、组织、实施，知识产权办公室对措施的效果进行验证。
5.5.4 管理评审具体执行《知识产权管理评审控制程序》。

84 重庆知识产权认证-资源管理
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第六章   资源管理
6.1  人力资源
6.1.1　知识产权工作人员
明确知识产权工作人员的任职条件，形成《岗位说明书》，并采取适当措施，确保从事知识产权工作的人员满足相应的条件。
6.1.2　教育与培训
组织开展知识产权教育培训，包括以下内容：
a) 规定知识产权工作人员的教育培训要求，制定计划并执行；
b) 组织对全体员工按业务领域和岗位要求进行知识产权培训，并形成记录；
c) 组织对中、高层管理人员进行知识产权培训，并形成记录。
d) 组织对研究开发等与知识产权关系密切的岗位人员进行知识产权培训，并形成记录。
6.1.3　人事合同
通过劳动合同、劳务合同等方式对员工进行管理，约定知识产权权属、保密条款；明确发明创造人员享有的权利和负有的义务；必要时应约定竞业限制和补偿条款。
6.1.4　入职
对新入职员工进行适当的知识产权背景调查，以避免侵犯他人知识产权；对于研究开发等与知识产权关系密切的岗位，应要求新入职员工签署知识产权声明文件。
6.1.5　离职
对离职的员工进行相应的知识产权事项提醒；涉及核心知识产权的员工离职时，应签署离职知识产权协议或执行竞业限制协议。
6.1.6　激励
明确员工知识产权创造、保护和运用的奖励和报酬；明确员工造成知识产权损失的责任。
6.1.7 知识产权人力资源管理，具体执行《知识产权人力资源管理程序》。
6.2  基础设施
6.2.1识别确定、提供并维护知识产权管理所需基础设施，并在文件中做出明确规定。
6.2.2集团办负责监督检查办公用基础设施的提供和维护情况，确保其状态良好，运行正常。集团公司应提供如下设施：
    （1) 办公场所；
    （2) 软硬件设备，如知识产权管理软件、数据库、计算机和网络设施等。
6.2.3 设施的主管部门应及时组织对设施的调整、配置或增置效果进行评价；设施的重大调整、配置或增置效果应提交管理评审；
6.2.4 应保持设施调整、配置或增置及维护保养记录、评价记录等，按《记录控制程序》执行。
6.2.5 具体执行《知识产权基础设施控制程序》。
6.3  财务资源
6.3.1 集团公司设立知识产权经常性预算费用，以确保知识产权管理体系的运行：
a) 用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等事项；
b) 用于知识产权管理机构运行；
c) 用于知识产权激励。
6.3.2  知识产权办公室负责编制知识产权预算，财务部负责审核和对预算执行进行管理，预算经总裁批准后生效。
6.3.3 企业条件成熟时，由最高管理者批准实施风险准备金。
6.3.4具体执行《知识产权财务资源控制程序》。
6.4  信息资源
6.4.1知识产权办公室负责建立信息收集渠道，及时获取所属领域、竞争对手的知识产权信息。
6.4.2知识产权专员对信息进行分类筛选和分析加工，并发送给相关人员加以有效利用。
6.4.3为确保信息不泄露公司知识产权，知识产权办负责组织在对外信息发布之前进行相应审批。
6.4.4 知识产权相关信息的收集、分析和利用具体执行《知识产权数据分析与改进控制程序》，信息发布审批具体执行《信息交流、协商与沟通控制程序》。

85 重庆知识产权认证-基础管理

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第七章   基础管理
7.1  获取
知识产权办公室负责应编制《知识产权获取控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
a) 根据知识产权目标，制定知识产权获取的工作计划，明确获取的方式和途径；
b) 在获取知识产权前进行必要的检索和分析；
c) 保持知识产权获取记录；
d) 保障职务发明人员的署名权。
7.2　维护
知识产权办公室负责编制《知识产权维护控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
a) 建立知识产权分类和分级管理档案，进行日常维护；
b) 知识产权评估；
c) 知识产权权属变更；
d) 知识产权权属放弃。
7.3　运用
知识产权编制《知识产权运用控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
7.3.1　实施、许可和转让
a) 促进和监控知识产权的实施，有条件的企业可评估知识产权对产品销售的贡献；
b) 知识产权许可和转让前，应分别制定调查方案，并进行评估。
7.3.2　投融资
投融资活动前，应对相关知识产权开展尽职调查进行风险和价值评估。在境外投资前，应针对目的地的知识是产权法律、政策及其执行情况，进行风险分析。
7.3.3　企业重组
企业重组工作应满足以下要求：
a） 企业合并或并购前，应开展知识产权尽职调查，根据合并与并购的目的设定对目标企业知识产权状况的调查内容；有条件的企业可进行知识产权评估。
b） 企业出售或剥离资产前，应对相关知识产权开展调查和评估，分析出售或剥离的知识产权对本企业未来竞争力的影响。
7.3.4　标准化
参与标准化工作应满足下述要求：
a) 参与标准化组织前，了解标准化组织的知识产权政策，在将包含专利和专利申请的技术方案向标准化组织提案时，应按照知识产权政策要求披露并做出许可承诺；
b) 牵头制定标准时，应组织制定标准工作组的知识产权政策和工作程序。
7.3.5　联盟及相关组织
参与或组建知识产权联盟及相关组织应满足下述要求：
a) 参与知识产权联盟或其它组织前，应了解其知识产权政策，并进行评估；
b) 组建知识产权联盟时，应遵守公平、合理且无歧视的原则，制定联盟知识产权政策；主要涉及专利合作的联盟可围绕核心技术建立专利池。
7.4　保护
7.4.1　风险管理
知识产权办公室负责编制《知识产权风险管理控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
a) 采取措施，避免或降低生产、办公设备及软件侵犯他人知识产权的风险；
b) 定期监控产品可能涉及他人知识产权的状况，分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度，提出防范预案。
7.4.2　争议处理
知识产权办公室负责编制《知识产权争议处理控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
a) 及时发现和监控知识产权被侵犯的情况，适时运用行政和司法途径保护知识产权；
b) 在处理知识产权纠纷时，评估通过诉讼、仲裁、和解等不同处理方式对企业的影响，选取适宜的争议解决方式。
7.4.3　涉外贸易
销售部负责编制《销售知识产权控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
a) 向境外销售产品前，应调查目的地的知识产权法律、政策及其执行情况，了解行业相关诉讼，分析可能涉及知识产权风险；
b) 向境外销售产品前，应适时在目的地进行知识产权申请、注册和登记；
c) 向境外销售的涉及知识产权的产品可采取相应的边境保护措施。
7.5　合同管理
知识产权办公室负责编制《知识产权合同管理控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
a) 应对合同中有关知识产权条款进行审查，并形成记录；
b) 对检索与分析、预警、申请、诉讼、侵权调查与鉴定、管理咨询等知识产权对外委外业务应签订书面合同，并约定知识产权权属、保密等内容；
c) 在进行委托开发或合作开发时，应签订书面合同，约定知识产权权属、许可及利益分配、后续改进的权属和使用等；
d) 承担涉及国家重大专项等政府支持项目时，应了解项目相关的知识产权管理规定，并按照要求进行管理。
7.6　保密
集团办公室负责编制《知识产权保密控制程序》，以规定以下方面所需的控制：
a) 明确涉密人员，设定保密等级和接触权限；
b) 明确可能造成知识产权流失的设备，规定使用目的、人员和方式；
c) 明确涉密信息，规定保密等级、期限和传递、保存及销毁的要求；
d) 明确涉密区域，规定客户及参访人员活动范围等。

86 重庆知识产权认证-实施和运行

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第八章   实施和运行

8.1　立项
技术安环部负责编制《研发知识产权控制程序》对立项阶段的知识产权进行管理，具体包括：
a) 分析该项目所涉及的知识产权信息，包括各关键技术的专利数量、地域分布和专利权人信息等；
b) 通过知识产权分析及市场调研相结合，明确该产品潜在的合作伙伴和竞争对手；
c) 进行知识产权风险评估，并将评估结果、防范预案作为项目立项与整体预算的依据。
8.2　研究开发
研究开发阶段的知识产权管理也执行《研发知识产权控制程序》，具体包括：
a) 对该领域的知识产权信息、相关文献及其他公开信息进行检索，对项目的技术发展状况、知识产权状况和竞争对手状况等进行分析；
b) 在检索分析的基础上，制定知识产权规划；
c) 跟踪与监控研究开发活动中的知识产权，适时调整研究开发策略和内容，避免或降低知识产权侵权风险；
d) 督促研究人员及时报告研究开发成果；
e) 及时对研究开发成果进行评估和确认，明确保护方式和权益归属，适时形成知识产权；
f) 保留研究开发活动中形成的记录，并实施有效的管理。
8.3　采购
采购部负责编制《采购知识产权控制程序》，对采购阶段的知识产权进行管理，具体包括：
a) 在采购涉及知识产权的产品过程中，收集相关知识产权信息，以避免采购知识产权侵权产品，必要时应要求供方提供知识产权权属证明；
b) 做好供方信息、进货渠道、进价策略等信息资料的管理和保密工作；
c) 在采购合同中应明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等。
8.4　生产
知识产权办负责编制《生产知识产权控制程序》，对生产阶段的知识产权进行管理，具体包括：
a) 及时评估、确认生产过程中涉及产品与工艺方法的技术改进与创新，明确保护方式，适时形成知识产权；
b) 在委托加工、来料加工、贴牌生产等对外协作的过程中，应在生产合同中明确知识产权权属、许可使用范围、侵权责任承担等，必要时，应要求供方提供知识产权许可证明；
c) 保留生产活动中形成的记录，并实施有效的管理。
8.5　销售和售后
销售部负责编制《销售知识产权控制程序》，对销售和售后阶段的知识产权进行管理，具体包括：
a) 产品销售前，对产品所涉及的知识产权状况进行全面审查和分析，制定知识产权保护和风险规避方案；
b) 在产品宣传、销售、会展等商业活动前制定知识产权保护或风险规避方案；
c) 建立产品销售市场监控程序，采取保护措施，及时跟踪和调查相关知识产权被侵权情况，建立和保持相关记录；
d) 产品升级或市场环境发生变化时，及时进行跟踪调查，调整知识产权保护和风险规避方案，适时形成新的知识产权。

87 重庆知识产权认证-审核和改进

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