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HSE认证管理体系的审核概述

HSE管理体系认证审核——概述


受审核方如果具备认证审核条件,即可进入认证审核。认证审核在HSE管理体系审核中工作量很大,涉及的人员和部门最广泛,因而是最重要的审核活动。
    1.目的
    认证审核的目的是:判断受审核方的HSE管理体系是否符合HSE管理体系标准的要求,能否有效实现企业的HSE方针目标;判断受审核方是否遵守了HSE管理体系各项控制程序,实施了对重要危害因素的控制。通过认证审核,审核组对受审组核方的HSE管理体系能否通过现场审核做出结论。主要集中在以下方面:
    (1)重大危害和影响因素是否受控并得于有效改善;
    (2)法律法规是否现行有效,并已全部理解和贯彻执行;
    (3)目标和方案是否按预定计划实现,有否进行监督和记录;
    (4)职责是否有效传达并被相关人员理解和实施;
    (5)培训是否全面实施,能力是否得到有效证实;
    (6)对重要过程中否按文件操作,对紧急状态如何应急和预防;
    (7)如何对HSE表现、运行控制、目标指标进行监测,其记录及结果如果不符合如何处理,纠正、预防措施是否实施并记录。
    (8)信息交流渠道是否畅通,文件控制是否得力;
    (9)结合现场继续对文件进行审核,考察其符合性、适宜性及可操作性等。
    2.审核程序
    认证审核按照下列规定程序进行:
    (1)召开首次会议;
    (2)现场审核,收集审核证据;
    (3)评审和总结审核证据,确定不符合项,提出审核结果;
    (4)召开末次会议,宣布审核结果;
    (5)编写审核报告。
                 HSE管理体系认证审核——首次会议(2)
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    首次会议是现场审核开始,认证审核在爱审核方现场进行,审核过程将召开一系列会议;审核组准备会、首次会议、审核组内部会议、审核组与受审核方沟通会议、末次会议。在审核活动中如发现严重不符合,应及时召开临时沟通会、通报审核发现的重要信息。
    会议是审核过程中受审核方与审核组成员之间交流的主要手段。不同会议有不同的目的,应由不同的人参加,如果要实现会议的目标,就需要认真安排好所有的会议,包括会前策划(目的、参加人、时间)、会议控制(时间、内容、气氛、排除干扰、坚持达到会议目标)。这些会议一般由审核组长或分组组长主持,其他审核组成员辅助进行。
    1.首次会议的目的
    首次会议是现场审核的序幕,首次会议的召开表明现场审核的正式开始。首末会议是审核组与受审核方高层管理人员见面和介绍审核过程的第一次会议,第一印象十分重要,因此应抓住机会,以正确的表达和行为方式开始审核活动。首次会议的目的包括:
    (1)向受审核方中高级管理者介绍审核组成员;
    (2)确认审核范围、目的和计划,共同认可审核进度表;
    (3)简要介绍审核中采用的方法和程序;
    (4)在审核组和受审核方之间建立正式的联络渠道;
    (5)确认审核组所需的资源与条件已齐备;
    (6)确认末次会议的日期和时间;
    (7)促进受审核方的积极参与;
    (8)向审核线介绍有关的现场安全和应急程序;
    (9)参加人员为审核组全体人员、观察员,被审核方的管理者代表。各部门管理人员,双方见面应严肃活泼。
    2.首次会议的程序
    首次会议由审核组长诗,会议程序大致如下(在实施中有些步骤可按具体情况归并或简化):
    (1)与会者签到:与会的审核组成员和受审核方人员分别在规定的记录上签到,并说明身份或行政职务。签到表是审核报告的正式资料。
    (2)人员介绍:审核组长宣布开会,首先介绍审核组成员和资格,并说明受认证机构委托实施该项目审核,也可简单介绍所属认证机构的情况,以表明其权威性。然后,由受审核方介绍与会的各管理层代表。
    (3)申明此次审核范围、审核目的、审核准则和审核计划,并由双方最终确认。如确有需要,可修改计划,但应双方协商,总的审核日程不应大变,要让每受审部门了解审核计划。
    (4)审核方法及程序介绍:审核组长应说明审核的基本方法是抽样,审核结果以抽样检查为依据,有一定风险和局限性,审核组长应介绍审核的程序。
    (5)审核结论的报告方式:审核组长应说明审核结论的种类,并说明审核组仅提供推荐性结论,最后须由认证机构决定并发布正式结论。
    (6)确定联络、陪同人员和审核组办公条件:在首次会议上确定陪同人员,陪同人员的主要作用是联络、向导和见证,并与受审核方落实办公地点、时间、交通、安全防护条件及食宿安排等。陪同人员必需对审核的部门和项目有较全面的了解。
    (7)强调审核的公正性、客观性:审核的生命在于公正性和客观性,审核员将尊重客观事实,用客观证据说话,不听信道听途说,不提供咨询,并希望得到受审核方的配合和支持。
    (8)保密承诺:审核组长应申明审核人员的保密守则,承诺保守受审核方的技术、管理诀窍和商业信息等秘密。
    (9)明确限制条件:受审核方如有清洁区、危险区等限制条件和要求,包括特殊防护衣着的安排,应在会上予以明确。审核中如有某些不能涉及的区域或保密区域应予以说明。
    (10)澄清疑问:对有疑问的问题应在会上予以澄清,并确定末次会议的时间、地点及参加人员。
    (11)由受审核方最高管理者简单致辞:扼要介绍实施HSE管理体系的过程和绩效,代表受审核方表态并要求各部门积极参与和配合审核组工作。通过受审核方讲话,初步营造轻松、和谐、融洽气氛。
    最后,审核组长确认有关问题已全部明确或澄清,在表示谢意后,则可结束首次会议。
    3.首次会议的注意事项
    (1)审核组长主持认证审核首次会议,会议的时间以30分钟左右为宜。为此,主持者应预先做好准备,该讲的内容要讲到。
    (2)受审核方的最高管理者和各门主要负责人(尤其是接受审核的负责人)应参加首次会议,有特殊情况应指定代表参加,审核组不应强求受审核方某一领导非参加不可。
    (3)审核计划如有必要可作适当调整和修改。
    (4)受审核方领导讲话应尽量简短。
    (5)首次会议的形式显示了审核的“基调”和风格,会议开始前征求受审核方最高管理者会议开始,以达到开诚布公,气氛融洽而又坦率透明,力求守时、务实、讲究实效。
                      HSE管理体系认证审核——审核实施(3)
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    首次会议结束之后,就进入到现场审核阶段。
    1.审核内容
    HSE管理体系的现场审核必须对审核方实施SY1002.1--2007标准中的5大要素与?子要素的情况进行审核,主要内容包括:
    (1)HSE承诺、方针是否已得到贯彻实施;
    (2)HSE目标、指标是否正在按规定的管理方案和计划实施,以及其实现程度如何;
    (3)重要的管理程序和过程控制程序是否已被严格遵守和执行;
    (4)体系中规定的日常监控和监测内容是否已执行;
    (5)内审和管理评审等是否已按规定实施。
    按照认证审核的内容,如何进行体系要素的审核是一项技术性很强的工作,要求审核员既具备审核技能,又有相应专业知识。
    2.审核方式
    审核方式是指总体上进行审核所采取的方式,概括起来有4种:按部门审核、按要素审核、顺向追踪和逆向追溯。根据经验,目前常用的主要是按部门审核和按要素审核两种,在这两种审核方式中根据审核内容的需要适当穿插顺向追踪和逆向追溯的审核方式。在实际审核中,这4种审核并非单独或平行使用,往往是两两结合使用。例如,部门审核与顺向追踪方式;部门审核与逆向追溯的方式;要素审核与顺向追踪的方式;要素审核与逆向追溯的方式。在实际审核中根据不同的审核对象,采用交换审核方式的机构也是常见的。
    下面介绍两种主要审核方式的内涵。
    1)按部门审核
    这种方式是以部门为中心进行的审核。一个部门往往承担若干要素的职能,因此审核时应以其主要HSE职能(即主要业务内容或其中之一)为主线针对与部门有关的要素进行审核。不可能也没有必要把这个部门有关的所有要素都查到,但不能遗漏主要HSE职能。在按部门审核计划表中,审核日程、体现了以部门审核为主线,具体对各部门相关要素进行审核的思路。进行审核时可以运用顺向追踪,即按照HSE管理体系动作的顺序进行审核。
    2)按要素审核
    这种方式是以要素为中心进行的审核。在按要素进行审核的过程中,一个要素的审核往往涉及两个以上的部门,这需要到不同部门去审核才能了解该要素是否满足要求。在审核中可以运用逆向追溯也可以采用顺向跟踪。
    不同审核方式中,最常用的部门审核,但这种方式往往由于一个部门具有多项职能,涉及到多种要素,在审核中需要捕捉或抽取一个部门多种HSE管理活动的样本。因此,审核员发表必须事先准备好审核检查表,避免忽略任何主要职能和HSE管理活动,并注意从多方面收集事实,做好记录。
    此外,还有以危害因素为主线的审核方式,这种审核方式以某些重要危害因素作为审核线索,贯穿全部体系要素,通过审核危害因素的管理方案、控制程序、运行状况、控制状况及其结果,将危害因素与HSE管理体系各要素有机连接起来,最终综合审核发现,对HSE管理体系作出总体评价。
    3.审核方法
    HSE管理体系认证现场审核的方法通常有观察和测试。在应用这两种方法时应掌握如下技巧:
    1)要善于提问和交谈
    审核员在按检查表组织提问时,应组织得自然、和谐,切忌生硬刻板。在这方面审核员的耐心、礼貌和保持微笑有助于克服受审核方部门代表的畏惧和胆怯心理。审核员可以就同一问题提问不同人员,或与被提问者作简要交谈,获得客观的答案,或弄清答案不一致性的原因。
    2)要注意倾听
    审核员要注意听取谈话对象的回答,并做出适当的反应。首先必须对回答表现出兴趣,保持视线接触,用适当的口头认可的话语如:“啊,是的”,“我明白了”,来表明自己的理解。谈话时应注意观察回答者的表情。当受审核误解了问题或答非所问时,审核员应客气地加以引导,而不是粗暴打断。
    3)要仔细观察和查阅
    审核员要仔细观察现场安全设备的运行状况,查阅有关的记录,如危害因素的识别和评价记录、法律法规识别和登记记录、目标指标与HSE管理方案实施与完成记录、过程控制记录、监控记录、培训记录、不符合与纠正措施记录、内审与管理评审记录。要善于从众多的记录中选取有代表性的样本。当发现问题时要进行深入检查以确定客观证据客观证据是指建立在通过观察、试验、测量或其他手段所获事实的基础上,证明是真实的信息。审核员获取客观证据,要通过反复求证弄清不符合事实,并作登记。
    4)记录要证据确切
    审核员必须“口问手写”,对调查获取的信息、证据做好记录。记录应全面,包括有效实施的记录和不符合记录。所作的记录包括时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及文件、各种标识。这些信息均庆准确具体、字迹清楚、易于再查。很显然,只有完整、准确的信息才能作出正确的判断。
    5)要善于追踪验证。
    审核员必须善于比较、追踪不同来源所获取的对同一问题的信息,从差别中判断运行状况;必须善于追踪记录与文件,记录与现状的符合情况,并做出结论;必须善于追踪HSE管理体系某一组成部分的来龙去脉,发现问题,获取客观证据。而不是轻信口头答复。

    另外,审核员应该具备HSE知识、相关法律法规知识,这在现场审核也是十分重要的。如果审核员不了解某些知识,在现场审核中难以判定是否符合法律法规,也就难以获得应有的审核结果。
    6)要注意安全
    HSE管理体系审核可能涉及审核员人身安全,应高度重视。审核员在这方面应注意以下几点:
    (1)如现场有安全程序,到现场之前应阅读,并遵照执行;
    (2)现场审核应有熟悉现场和工艺人员陪同;
    (3)如合适,在许可下方可操作安全设备;
    (4)不要独自行动;
    (5)不要用碰、闻、尝的方式检查未知物料;
    (6)未弄清安全通道前不要进入受控区域;
    (7)如遇事故,马上报告。
    以上是审核员应遵循的较为细致的工作方法。审核员在审核中应不断积累这方面的经验。
    4.提问技巧
    为了收集证据,必须运用各种提问技巧。提问技巧往往影响着审核的效果。一般来说,提问的基本方法有3种;开放式提问、封闭式提问和澄清式提问,审核员可根据审核实际需要,灵活运用。
    1)开放式提问
    需要通过说明、解释来展示答案的提问方法。通常可采用5W1H(Why,What,Who,Where,When,How)之类提问方式,它可引导出比“是”或“不”更多的回答内容,因而需要更多的回答时间。故采用这种提问时需要控制时间,否则会影响审核计划的完成。开放式提问应根据不同类型问题进行提问,归纳起来有如下7种类型问题:
    (1)带主题的问题:提出问题之前有一明确的主题。
    (2)扩展性问题:扩展性问题能拓宽谈话而造成一种全身心投入的氛围,它表明审核员对受审核方谈到的问题很感兴趣,从而使受审核方受到鼓舞,就会把说明继续下去。例如“你为什么觉得有必要……”“由此你采取了哪些措施?”
    (3)讨论性问题:讨论性问题有助于使受审核方摆脱公式化的答案,说出个人的思路、见解和感觉。“你认为对这种污染物最有效的治理方法是什么?…”“你将怎样着手(这项工作)……?”
    (4)调查性问题:审核员应少说多听,没有必要说出自己的观点和认识,这时可用采调查性问题,例如“这项工作,你觉得应当做到什么程度?”“你对这方面有什么想法?”之类问题会使受审核方减少思想负担,使谈话气氛轻松自然。
    (5)重复性问题:重复性问题可以得到明确的答案。比如当受审核方说“我不认为需要一本作业指导书。”审核员问:“你不认为需要一本文件化的作业指导书?”受审核方就不得不回答问题。
    (6)假设性问题:当要了解体系运行过程中出现应急事件如何处理时,可提出假设性问题,例如“假如出现火灾怎么办?”“如果污水站运行时出现停电怎么办?”
    (7)验证性问题:受审核方口头上介绍了HSE管理动作的良好状况,审核员可要求其拿出证据,即“显示给我看”或“请拿出证据”。
    除以上类型的问题外,还有一些其他的类型问题。例如用形体语言表示的无声问题或信息惊讶、响应、不理解、共识等,都可以引起对方的交流从而使谈话继续下去。
    2)封闭式提问
    用简单的“是”或“否”就可以回答的问题,信息量较小。
    3)澄清式提问
    它可以用以获取得专门的信息,并节约时间将开放式和封闭式提问结合起来,带有主观导向的含义,用以获得一个快速回答或审核员希望支持正确答案时使用的提问方法。例如“于是你就直接采取纠正措施,并在两周内返回纠正措施实施情况报告……”。这种提问应慎重。
    5.审核活动的控制
    1)按审核计划实施审核
    审核活动的控制首先是针对审核计划的控制,这是审核组长和审核组成员的共同责任。
    通常情况下,现场审核工作应按计划执行。但在审核过程中。也可能地遇到原来没有预料到的情况。例如突然停电、停水,这时应及时调整审核计划,将不受停电、停水影响的部门提前审核。
    保证审核按计划实施的关键是要掌握每个部门的审核时间。审核员要注意掌握时间,不要偏离审核线索。一旦出现了对方回答问题时的超时现象,这时需要审核员有礼貌地加以提醒,并适时转入下一问题。
    审核员控制审核计划的有效方法,就是充分利用审核检查表。这需要根据在该部门所应花费的总时间,掌握每个问题应占的时间长短。所制定的审核计划在实际审核中确实存在某些不周密、需要调整时,经过双方同意后做必要的调整也是允许的,但总的审核天数一般情况下不宜变更。
    2)合理选择样本
    虽然,HSE管理体系审核要覆盖5个一级要素(?个二级要素)和组织所有有关的部门,但绝非要求在每个部门都要审核7个要素,也不需要审核该部门的所有现场,更不能够要求检查所有有关记录。因此,为保证审核的系统性和完整性,需要通过合理的样本选择实施审核。
    样本选择应注意以下要点:
    (1)多现场抽样的代表性。当一个企业有几个相似的现场,对有相似的危害因素并在相同的行政管理机构控制下运行的现场可以进行抽样审核。这些现场应在共同的管理体系下运行,实施了内部审核,并进行了统一的管理评审。审核时,确定有代表性的审核现场应考虑下列因素:
    a)现场内部和整体HSE管理体系的审核结果和报告;
    b)管理评审的结果;
    c)管理体系的成熟性;
    d)对组织的了解程度;
    e)现场规模的差别;
    f)现场的复杂性;
    g)管理体系的复杂性;
    h)敏感HSE问题的潜在相互作用;
    i)不同法律法规要求;
    j)分班工作情况;
    k)工作作业的差别;
    l)从事活动的差别;
    m)职能的重复性;
    n)组织人员在各个现场的分布情况;
    o)危害因素的重要性及相关影响的程度;
    p)相关方的意见。
    在认证审核时,审核组按规定的现场抽样方案进行审核,如果有发现有严重不符合应适当增加现场审核样本量,扩大抽样审核范围,以便能综合判断所有现场实施HSE管理体系的有效性。
    (2)要做到随机抽样。核查这类现场的管理效果。选取哪个项目组成作业队、站去审核,不要事先通知受审核方,而应临时抽取,这样更有代表性。
    (3)要合理策划尽量分布均匀。现场审核中需要审核的内容很多,难以面面俱到,只能把重点放在重要的HSE岗位和重要危害因素的现场。另外也不需要在每处现场都检查26个要素的实施情况。因此,审核员必须注意合理策划样本,做到:
    ①保证一定数量(通常应抽取2~8个样本),并根据受审核方的规模大小和审核时间而定。
    ②适度均衡,样本不可一个部门太多而另一个部门偏少。
    ③注意分层,做到分层抽样。
    3)注重关键岗位和体系运行的主要问题
    现场审核中,审核员会发现各种各样的问题。因这种情况下,审核员一定要头脑清醒,集中精力把可能造成管理混乱、影响体系运行、有可能造成重大HSE影响的问题抓住。特别应注意关键岗位,它们往往是体系运行的关键所在。
    此外,对于现场审核中发现的一些具体问题要认真分析。将可能属于在体系实施运行中个别的、孤立的问题与可能是体系运行中重要缺陷的具体表现区别开来,以对这些问题在必要时进行追踪,从而判断体系策划或实施运行方面是否存在缺陷,从整体上审核其体系的适用性、充分性和有效性。
    4)注意收集体系运行有效性的证据
    HSE管理体系运行的有效性应是现场审核的重要内容之一。因此在现场审核时不但要注意收集不符合的证据而且也要注意收集HSE管理体系运行有效性的证据。例如:事故预防和隐患控制方面的效果,能源、资源利用的效果等。通过体系运行前后各种有关数据进行的比较,来证明体系运行的有效性。
    5)要始终营造良好的审核气氛
    始终营造良好的气氛,是保证审核顺利进行的重要条件。这是审核组长的责任,也是每个审核员的责任。为些,在现场审核中,审核员在任何情况下都要谦虚、谨慎,尊重受审核方,遵守职业守则,从自身作起,对没有搞清的问题注意不要轻易下结论。
    另一方面,审核员在现场审核时也可能会受到来自受审核人员的各种干扰。如有的人态度冷淡,不重视审核;有的人对HSE管理体系审核有怨气;有的人有意,无意地转移审核员的视线等。对于这些情况,审核员要始终保持冷静、耐心和礼貌。现场审核中应避免与受审核方产生争论,以确保审核的客观性和公正性。
        HSE管理体系认证审核——不符合项的确定与不符合报告的编写(4)
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    审核组收集到审核证据以后,要对全部证据进行评审。一方面用以确定受审核方的HSE管理体系符合审核准则的方面。另一方面,对于不符合审核准则的证据更要进行认真分析,以确定体系存在的主要问题。对于这两个方面的问题,应在审核报告中进行充分的描述,以便对体系的实施效果作出评价。
    下面将重点讨论有关不符合的形成、不符合性质的判定和不符合报告等问题。
    1.不符合
    HSE管理体系审核中的不符合是指那些违背审核准则的审核发现。审核准则通常可包括三方面的内容:
    (1)SY1002.1--2007管理体系标准。
    (2)受审核方的HSE管理体系文件(包括手册、程序文件和支持性文件)。
    (3)适用于受审核方的与HSE有关法律、法规及其他要求。
    上述审核准则中,SY1002.1--2007是审核员判断是否符合要求的基本准则。
    2.不符合项的确定
    1)必须以客观事实为基础
    判定不符合必须以客观事实为基础,客观事实不能掺杂任何个人的主观考虑,也不能掺杂“推理”、“假设”或“想当然”的成分,客观证据包括:
    (1)在文件、记录审阅以及现场观察中发现的客观事实。现场审核发现的不符合事实应请受审核方陪同人员确认。
    (2)现场审核中受审核人员对审核员所提问题的回答,也可成为客观证据。对于通过面谈取得的信息,应当通过其他事实得以证实,避免受审核人员情绪紧张或口误造成回答失误,导致错判。例如:受审核人员不了解本身的职责,需更进一步核实的是受审者是否履行本人的职责。又如,受审核者说“所有目标指标已完成”,确切的证据应是涉及完成的记录和可见的有形证据。
    2)必须以审核准则为依据
    判定不符合时,一定要以审核准则为依据。不能够以审核员个人的任何意见、观点作依据。也就是说审核员开具的不符合项必须在审核准则中明确地找到所不符合的条款。
    3)分析所有不符合原因,找出体系缺陷
    HSE管理体系审核是一种体系审核,目的是判定受审核方的HSE管理体系是否符合标准的要求。所以审核员不能仅满足于发现个别的不符合现象,还应对这些现象进行追踪和分析,以找出体系上存在的问题。这也是正确判定不符合意图。
    4)审核组内相互沟通,统一意见
    HSE管理体系中存在问题往往不是孤立的,常常存在某些联系。所以在形成不符合前,需要审核组成员充分讨论,交流情况,互相补充印证。这样才有利于发现受审核方体系中的问题。另一方面,审核组成员的充分讨论也有助于更准确、更全面地作出判断,避免由于审核员个人收集信息的局限所带来的片面性。审核发现最终是否形成不符合,由审核组长确定。
    5)与审核方共同确认审核发现的事实
    审核组应当与受审核方共同确认不符合的事实依据,审核员在现场审核的时间毕竟有限,所发现的事实有可能只是问题的一个侧面,所以要在形成不符合项前与受审核方共同确认这些事实。同时要听到受审核方对不符合判定的意见,以便查清楚造成问题的根本原因,这也有利于修正错误。
    如果受审核方提出补充证据,证明审核员对不符合陈述有误,审核员经过补充调查核准,应勇于修正错误。
    在其他情况下,当双方有争执时,审核方则应尽量耐心说服受审核方,并强调审核是针对体系而不是针对个人。
    按照上述原则,对审核中收集的客观证据进行归纳、分析、比照约定的审核准则,即可确定不符合项,通常不符合项有以下几种情形:
    (1)体系性不符合——HSE管理体系文件没有完全达到SY1002.1--2007标准的要求,即文件的规定不符合标准;
    (2)实施性不符合——HSE管理体系实施未按文件规定执行,即运行实施不符合文件规定;
    (3)效果性不符合——体系运行效果未达到计划的目标、指标,即效果不符合所建立的目标;
    (4)法律性不符合——体系运行的HSE行为未达到HSE法律、法规和其他要求的规定,即HSE行为不符合法规要求。
    3.不符合性质的判定
    根据审核结果与审核准则相偏离的严重程度,以及不采取措施带来的可能后果的严重性,可将不符合分为两类:严重不符合和一般(轻微)不符合。
    1)严重不符合
    出现下情况之一,原则上可构成严重不符合项:
    (1)体系出现系统性失效。如某一要素、某一关键过程重复出现失效现象,又未能采取有效的纠正措施加以消除,形成系统性失效。如受审核方安全处、生产处均出现了文件和资料控制方面的不符合,从而导致体系系统性失效。
    (2)体系运行区域性失效。如某一部门现场所的全面失效现象,或者各层次、各部门出现失效。如公司内化学库出现了危害辨识、运行控制、培训、绩效测量与监测方面的不符合,造成该部门体系要素全面失效现象。
    (3)造成严理的HSE危害,或潜在危害严重的HSE后果。
    (4)企业违反法律、法规或其他要求的HSE行为较严重。
    (5)一般不符合项没有按期纠正且未意识到。
    (6)目标指标未实现,且没有通过评审采取必要的措施。
    (7)第二类不符合事项仍未改善,即上一次审核中发现的第二类不符合项,至今仍未采取有效措施加以整改的,即判为第一类不符合项。
    (8)复评时,无持续改善HSE绩效证据。
    2)一般(轻微)不符合
    出现下列情况之一,原则上可构成一般不符合项:
    (1)对满足HSE管理体系要素或体系文件的要求而言,是个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的不符合。
    (2)对保证所审核范围的体系而言,是次要的问题。
    严重不符合和一般不符合性质的判定,对审核结论有决定性的影响,对受审核方能否通过HSE管理体系认证起着关键作用。因此审核组在判定不符合性质时要特别谨慎,对于可能成为严重不符合项的审核发现,审核组长一定要认真对待、反复核实。
    3)观察项
    指系统或程序有潜在的不恰当,以及具有潜在的风险的事项,这些事项有变成不符合的趋势,只是审核员掌握的证据暂不足。这类问题可作为观察项处理,可以用书面或口头的形式向受审核方提出。
    对于观察项,一般不要求受审核方提出限期整改方案,与无需跟踪验证,只要求对方引起注意,对可能的风险所有准备并加以预防和纠正,观察项一般不计入审核报告和审核结论中。
    如果某企业出现严重的不符合项,在受审核方未采取有效的措施前,认证机构不应推荐注册。
    对出现轻微不符合事项的企业,应不影响推荐注册、但对轻微不符合项,受审核方也要在认证机构规定时间内提出整改方案,采取有效措施,并经认证机构跟踪确定符合后,才推荐注册。
    对于观察事项,一般要求受审核方提出限期整改方案,审核无需跟踪验证,只要求对方引起关注,对可能的风险有所准备并加以预防和纠正。观察项,一般也不计入审核报告和审核结论中。
    4.不符合报告的编写
    编写不符合报告,是审核员必须掌握的基本技能。
    1)不符合报告的内容
    (1)受审核方名称及负责人;
    (2)不符合事实描述;
    (3)审核准则;
    (4)不符合判据及条款号;
    (5)不符合性质的判定;
    (6)审核员姓名及开具日期;
    (7)受审核方代表确认及签名;
    (8)采取的纠正预防措施及完成日期;
    (9)纠正措施完成情况及验证。
    2)对不符合事实的描述的要点
    (1)准确地描述客观事实,证据充分确凿,依据清楚。包括时间、地点、人物(注明职务或职称,不提姓名)、何种情况等。
    (2)写出必要的细节,使其具有可重查性和可追溯性。
    (3)语言简明精练,概括不符合的核心问题。
    (4)观点、结论要从描述的事实中自然流露,不要光写结论,不写事实。
    (5)尽可能使用规范术语(如标准或体系文件术语)。
          HSE管理体系认证审核——对HSE管理体系的总体评价(5)
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    HSE管理体系审核的任务不是为了发现一些不符合,重要的是通过收集HSE管理体系实施的客观证据,来证实HSE管理体系是否符合标准要求,从总体上评价HSE管理体系的有效性和实施效果,以提供HSE管理体系审核的总体结论。
    对一个组织的HSE管理体系的总体评价,可从体系实施的有效性和实施效果两方面进行。
    1.体系有效性的评价
    体系有效性的评价,可通过在审核过程中收集到的对重要危害因素有效控制的客观证据经归纳分析进行评价。体系有效性评价内容如下:
    (1)体系能保证实现组织的承诺、方针和目标;
    (2)对体系评价的重要危害因素能实施有效控制;
    (3)通过体系的监测和测量、不符合纠正与预防、内审和管理评审等要素的实施形成了一套自我完善的机制;
    (4)员工通过体系的建立与实施提高了HSE意识,并能够自觉地遵守与本岗位有关的程序或作业指导书。
    2.体系实施效果的评价
    企业建立和实施HSE体系,目的是根据企业的承诺与方针,改进其整体HSE绩效。因此,在HSE管理体系审核中,除了依据审核准则评价HSE管理体系本身外,还要注意运用收集到的管理体系实施成效的证据,来评价体系实施的效果。
    审核员在审核中应着重就事故预防、污染防治、职业病防治、隐患整改、节能降耗方面以及通过企业的活动、产品或服务的改进带来的HSE成效等方面评价HSE绩效。
    由于企业的性质和情况不同,上述HSE绩效不一定会在一个组织中同时产生。但通过HSE管理体系的运行,总会在某些方面产生一定的效果。因此,认真总结审核证据对上述HSE绩效作出评价,可以全面、客观地证明体系的有效性。
                  HSE管理体系认证审核——末次会议(6)
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    末次会议是审核组向受审核方报告审核结果和审核结论的会议。使审核方了解HSE体系存在的问题,要求跟踪活动取得受审核方同意。在审核组与受审核方(通常是最高管理者和管理代表)举行沟通会并并确认不符合项之后,即可举行末次会议。末次会议仍由审核组长主持,出席会议人员与首次会议相同。
    1.末次会议的目的
    (1)向受审核方的最高管理层和负责人介绍审核情况;
    (2)宣布审核结果和审核结论;
    (3)提出纠正措施的跟踪验证要求;
    (4)介绍获证后监督审核的规定;
    (5)宣布结束现场审核。
    2.末次会议的容
    末次会议的内容如下:
    (1)与会者签到。审核组与受审核方与会者在表格签名。人员介绍:重点介绍来参加末次会议人员(如上级领导及观察员)。
    (2)重申审核目的、审核范围和审核准则。虽然这些内容在首次会议已作了阐述,但末次会议具有总结性质,重新申明这些内容,有利于清楚来龙去脉。另一方面,也可再次明确在现场审核过程中重新界定的审核范围。
    (3)总结。审核组长对受审核方的HSE管理体系实施的有效性作出基本评价,指出体系运行的薄弱环节和不符合要点。
    (4)宣读不符合报告。审核组长(也可以是审核员)宣读不符合报告,并提醒受审核方是否理解不符合事实,确保受审核方对不符合项的认识。
    (5)说明抽样的局限性。审核组长说明审核是一种抽样活动,带有一定的风险性和局限性;发现不符合项部门末必是唯一存在不符合的部门,其他存在不符合项的地方也可能末被查到,要求受审核方举一反三,改进HSE管理体系。但审核组应力求使审核结果公正、客观和准确。
    (6)遵守保密承诺。审核组长应再次对保密进行承诺,包括保守审核秘密。
    (7)宣布审核结论。即推荐认证通过、推迟推荐认证通过和不推荐认证通过三种结论中的一种。
    (8)纠正措施要求。审核胀砂提出对纠正措施的要求,包括纠正措施完成期限和追踪验证或监督审核方式的要求。
    (9)证后监督要求。审核组长应说明证后监督的作用、实施要求,并要求正确使用证书。
    (10)致谢。审核组长宣布末次会议开始,并代表审核组对受审核方在审核中的配合和支持使审核顺利完成表示感谢。
    (11)受审核方领导表态。在末次会议上受审核方领导可就审核结论和纠正措施要求作简短表态,适当说明今后的打算。
    (12)末次会议结束。当末次会议所有议程完成,受审核方没有任何异议时,审核组长可宣布末次会议结束。
    上述末次会议的基本内容,各认证机构在具体做法上可能会有的差异,有些内容也可适当简化。
                        HSE管理体系认证审核——审核报告(7)
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    审核报告是审核工作的主要成果,是HSE体系认证决策的依据,它提供了审核观察结果的可追溯性及审核中对依据标准条款所展开的信息。一般在审核组撤离审核现场后编写,也有的审核机构在审核现场形成报告,作法不尽统一。审核组在编写审核报告前,应认真分析体系文件、审核记录,进行汇总和整理,以此为据,完整、准确地对认证审核结果作出描述,对HSE管理体系的有效性作出评价。
    审核报告由审核组长编写,或在审核组长的指导下由组成员编写,审核组长对审核报告的准确性与完整性负责。
    1.汇总审核文件
    在编制审核报告前,审核组应收集、整理所有有关件文件记录。一方面这些文件和记录是编写审核报告的基础,另一方面这些文件记录也应与审核报告一起归档。应汇总的文件记录包括:
    (1)认证申请书;
    (2)审核计划及审核报告;
    (3)文件审核报告;
    (4)审核检查表;
    (5)不符合报告;
    (6)不符合报告分布表;
    (7)纠正措施及验证报告;
    (8)首、末次会议签到表;
    (9)受审核方的资格及背景材料。
    2.编制审核报告
    (1)受审核方基本情况:包括受审核方名称、地址、主要产品、活动或服务的内容,企业的规模、危害和影响因素的特点。
    (2)受审核方HSE管理体系概述:;包括体系建立与运行时间,文件结构及整体情况。
    (3)审核概况:审核情况应包括。
    ①文件审核概述;
    ②审核概述;
    ③审核类型、目的、范围、依据、方式;
   ④审核日期、分工、日程安排及审核过程;
    ⑤认证机构及审核组成员(姓名、资格、审核工作职务);
    ⑥审核发现;
    ⑦不符合项的统计分析。
    (4)审核总结与评价:
    ①文件化体系与体系标准的符合程度,即受审核方的HSE管理体系符合SY1002.1--2007标准的情况;
    ②文件化体系的实施有效程度;
    ③法律、法规和其他要求的遵守情况;
    ④发现和改进体系运行问题的机制情况;
    ⑤体系存的主要问题。
    ⑥审核结论。
    ⑦推荐认证注册。审核发现若干一般不符合项,对所有不符合项可采取纠正措施,验证有效。
    ⑧推迟推荐认证注册。审核发现若干一般不符合项和个别严重不符合,在规定期限内可采取有效纠正措施,个别要素和部门需要现场跟踪审核。
    ⑨不推荐认证注册。发现多个严重不符合项,造成体系运行失效,并在短期内不能采取有效纠正措施。
    审核报告由审核组签名,并提交认证机构作为认证决定评审的材料。评审后的审核报告正式发布,认证机构按计划分发。审核报告属秘密文件,审核员和收到审核报告的各方应为受审核方保守机密。

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